Vertragsabwicklung

Ziel

Sicherstellung einer vollständigen, ordnungsgemäßen und effizienten Abwicklung aller Aufgaben nach der Beurkundung des Kaufvertrags, inklusive Archivierung, Datenpflege, Schaufenster-Exposé und Objektübergabe.

Beteiligte Personen/Rollen

  • Makler/in: Koordination der Nachbearbeitung, Ansprechpartner für alle Parteien, Durchführung der Objektübergabe
  • Makler-Assistenz: Vorbereitung der Objektübergabe, Datenpflege und Löschung der Portaleinstellungen
  • Büroleitung: Archivierung der Unterlagen 
  • Geschäftsführung (GF): Freigabe zur Löschung der Portaleinstellungen 
  • Buchhaltung: Erstellung der Rechnung

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Archivierung der Unterlagen

  1. Objektordner: 
    -> Nach der Beurkundung wird der vollständige Objektordner an die Büroleitung übergeben. 
  2. Checkliste „To-Dos nach dem Notartermin“:
    -> Die Checkliste wird in den Objektordner eingeheftet und systematisch abgearbeitet. 

Online-Präsenz und Datenpflege

  1. Portaleinstellungen löschen: 
    Am nächsten Mittwochvormittag werden in Absprache mit der Geschäftsführung die Portaleinstellungen für das Objekt gelöscht. 
  2. Objektstatus aktualisieren: 
    -> Das Objekt wird in OnOffice auf „Verkauft“ gesetzt (Status 2). 
    -> Fehlende Daten wie „Preisdifferenz“ oder „Verkauft/vermietet am:“ werden sofort ergänzt. 
    -> Nach der Aktualisierung wird das Objekt als Referenzobjekt auf die Homepage hochgeladen (Anleitung: []). 
    -> Anschließend wird das Objekt in OnOffice archiviert. 
  3. Schaufenster-Exposé austauschen: 
    -> Das Schaufenster-Exposé des verkauften Objektes wird entfernt und durch ein neues Exposé ersetzt. 
    -> Hinweis: Falls aktuell kein neues Schaufenster-Exposé zur Verfügung steht, bleibt das bisherige Exposé im Schaufenster, bis ein neues Exposé vorhanden ist. 

Abrechnungsbogen 

Der Abrechnungsbogen wird von der Maklerassistenz erstellt. Anhand dieses Abrechnungsbogens können wichtige Daten erfasst werden, die für die Planung und zukünftige Entwicklung, erst recht im Immobilienmarkt. Es wird die Provision (zzgl. Mehrwertsteuer) berechnet, sowie die Differenz des Listings- und Kaufpreises, die Dauer der Vermarktung und die Differenz zwischen unseren Ausgaben (Aktivitäten) und der Provision. Wie dieser Abrechnungsbogen erstellt wird, sehen Sie hier: Abrechnungsbogen

Rechnungsstellung

  • Die Buchhaltung erstellt in den nächsten Tagen die Rechnung für die Vermittlungsleistung. 

Vorbereitung und Durchführung der Objektübergabe

  1. Terminabsprache: 
    Nach Absprache mit beiden Parteien wird ein Termin für die Objektübergabe mit dem Makler vereinbart. 
  2. Vorbereitung: 
    Der Makler bereitet das Übergabeprotokoll vor und nimmt es zum Termin mit. 
  3. Durchführung der Übergabe: 
    -> Wichtige Daten wie Zählerstände werden vor Ort im Protokoll festgehalten. 
    -> Entsprechende Fotos (insbesondere der Zählerstände) werden gemacht. 
    -> Beide Parteien (Kaufer und Verkäufer) unterschreiben das Übergabeprotokoll. 
    -> Die Schlüssel werden offiziell übergeben. 
    -> Ab diesem Zeitpunkt gilt der Verkauf als abgeschlossen. 
    -> Genauere Anleitung zur Übergabe: Übergabe
  4. Nachbereitung: 
    -> Der Makler nimmt das unterschriebene Protokoll mit, scannt und speichert es zusammen mit den Fotos im (O:)-Laufwerk/ Verkaufte, beendete Objekte – zum späteren Zeitpunkt archivieren und Ablage in ELO/ jeweiliges Objekt/ Vertragsabschlussunterlagen/ Übergabe
    -> Das Übergabeprotokoll und die Fotos der Zählerstände werden an beide Parteien sowie an den zuständigen Notar per E-Mail oder Post gesendet. 

Abschluss und Archivierung

  • Nach Abschluss der Übergabe und dem Versand aller Unterlagen können alle noch bestehenden Ordner durch die Büroleitung archiviert werden. 
  • Der Makler steht weiterhin für Rückfragen zur Verfügung, bis alle Parteien zufrieden sind. 

Hinweise/ Besonderheiten

  • Die Checkliste „To-Dos nach dem Notartermin“ stellt sicher, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden. 
  • Die Löschung der Portaleinstellungen erfolgt immer in Abstimmung mit der Geschäftsführung. 
  • Die schnelle und vollständige Datenpfleg in OnOffice ist entscheidend für die Dokumentation und spätere Auswertung. 
  • Die professionelle Nachbetreuung stärkt die Kundenbindung und sorgt für einen positiven Abschluss des Vermittlungsprozesses. 

Verantwortlichkeiten

  • Makler/in: Koordination, Ansprechpartner für alle Parteien
  • Makler Assistenz: Datenpflege, Vorbereitung der Übergabe
  • Büroleitung: Archivierung des Objektordners 
  • Geschäftsführung: Freigabe zur Löschung der Portaleinstellungen 
  • Buchhaltung: Rechnungsstellung

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