Adressen erfassen & pflegen

1. Ziel

Durch das Adressen erfassen & einpflegen, aber auch kontrollieren, wird der Arbeitsprozess für die zuständigen Mitarbeiter erleichtert. Wir sortieren aktiv, ob die eingepflegten Adressen qualifiziert und logisch sind.

Über die Website können sich Interessenten und Verkäufer anmelden und sich in unser System eintragen lassen oder wir persönlich erfassen alle Daten und pflegen die Adresse selbst ins System ein.

2. Adressen selber erfassen & einpflegen

2.1 Mögliche Gründe

aktive Kontaktaufnehme vom Interessenten, ohne sich das Exposé angefordert zu haben (fragen am Telefon nach dem Exposé)
Büro-Besuch und aktive frage nach VIP-Interessenten Einschreibung
ggf. Bitte um Dateneinpflegung per E-Mail mit zusätzlichen Daten

2.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Adressverwaltung: In Onoffice unter „Adressverwaltung“ -> „+“ oben links oder rechts anklicken

2. Adressdaten einpflegen: Neues Feld geht auf -> wichtige Daten der Interessenten o. Verkäufer eintragen (markiert)

Folgendermaßen soll es funktionieren:

Anrede, Titel: Herr/ Frau/ Divers angeben
Vorname & Nachname (der 1. Ansprechperson)
PLZ, Ort der aktuellen Adresse (sollte logisch und realistisch klingen & sein)
Straße & Hausnummer
Telefonnummer: Je nachdem, welche Nummer zu Verfügung gestellt worden ist unter privat, geschäftlich und mobil einsortieren.
Geburtsdatum
Bemerkungen o. Hinweise: In diesen Feldern können wichtige Dinge wie Empfehlungs-Tipps, Informationen zu den Personen und Hinweise zu Herkunft der Kontakte, z.B. wenn diese durch den Verkäufer auf einen aufmerksam geworden sind (Provisionsbedingt) oder auch Warnungen für andere Mitarbeiter aufgeschrieben werden.
Betreuer: Dort wird die zuständige Kontakt-Person (Maklerin) eingetragen.
Kontakt-Art: Dort wird auf dem Stift ausgewählt, wie der Kontakt entstanden ist -> korrekt auswählen
Herkunft-Kontakt: auch hier korrekt auswählen

3. ggf. weitere Daten einpflegen: Die grün unterstrichenden Markierungen sind Felder, welche ggf. ausgefüllt werden können:

geborene: Bei Frauen, wenn diese durch eine Heirat einen anderen Namen angenommen haben -> sollte der Mädchenname vorhanden sein, dokumentieren
Anrede, Titel 2: alle mit der 2 hinten dran bezieht sich auf die daten der 2. Ansprechperson, z.B. bei einem Ehepaar oder Pärchen. Dann wird die 1. Ansprechperson (mit der man in Kontakt tritt) normal eingepflegt und die 2. Ansprechperson (z.B. Lebenspartner) dazu getragen.

Dadurch kann das System beim erstellen einer automatischen E-Mail oder eines Briefes, gleich auf beide Namen zugreifen und erwähnen.
Firma, Abteilung, Position: Hier tragen wir die entsprechenden Daten ein, wenn es sich um einen Lieferanten oder Kooperationspartner handeln, wie z.B. ein Anwalt, Notar, Lieferanten allgemein.

4. Abschluss: Speichern + Schließen klicken

ggf. „Qualifizierungsfragen INT“ neben dem Feld „Grunddaten“ ergänzen, wenn Informationen vorhanden sind.

3. Adressen kontrollieren

Wir kontrollieren mindestens 1x pro Woche, alle neuen Adressen, welche sich auf der Website angemeldet haben. Diese Adressen werden bei „Adressverwaltung“ unter „Alle Adressen“ angezeigt und werden kontrolliert, ob die Adressdaten, Namen, Telefonnummer, E-Mail etc. korrekt, logisch und realistisch ist. Dabei schauen wir nach den jeweiligen Aktivitäten, das heißt, wir schauen, ob die Adresse uns eine E-Mail geschrieben hat, angerufen oder einfach angemeldet und welches seine Intension dahinter war. Darauf basierend passiert nichts weiter mit der Adresse oder wird disqualifiziert.

3.1 Erste Anzeichen

In der „Adressverwaltung“ werden die Adressen als Übersicht mit Kundenummer, Name, Vorname, Kontaktart, PLZ, Ort, Firma, Warnhinweis und Eintragsdatum angezeigt.

Anhand der folgenden Spalten, kann man erkennen, ob der Kontakt kontrolliert werden sollte, oder nicht:

Name & Vorname: Bei normalen Namen besteht meistens keine Gefahr, sollten Namen wie „Mi Do“ dort angegeben worden sein, ist es logisch, dass dieser Name ein ausgedachter Name ist. Auch können ausländische Namen darauf hinweisen, dass diese Adressen eher nach Mietwohnungen bzw. -Objekten schauen. In diesem Fall ist es empfehlenswert in die jeweiligen Aktivitäten zu schauen.
PLZ, Ort: Postleitzahlen wie 12345 sind nicht realistisch – diese Adressen werden sofort archiviert & disqualifiziert.
Warnhinweise: In den Warnhinweisen könnten von anderen Mitarbeitern oder dem Geschäftsführer bereits Hinweise eingetragen worden sein, die einen besseren Überblick verschaffen, wie z.B. „Auf Mietwohnungssuche“ oder „Exposé-Sammler“.
Telefonnummer: Diese ist im ersten Moment schwer zu kontrollieren – sollte aber eine Kontaktaufnahme aufgrund einer falschen Telefonnummer scheitern, wird eine E-Mail an die jeweilige Adresse gesendet, dass die Telefonnummer falsch sei mit einer Bitte um Rückmeldung und Korrektur. Sollte auch dort etwas falsch sein, wird die Adresse archiviert & disqualifiziert.
E-Mail-Adresse: Hier kann öfter mal ein Fehler auftreten, durch z.B. Zahlendreher oder Buchstabendreher. Auch diesbezüglich wird der Kontakt über das Telefon gesucht und um Korrektur und ggf. Rückmeldung gefragt. Sollte auch dabei etwas falsch sein und es kann keine Kontaktaufnahme erfolgen, wird die Adresse archiviert & disqualifiziert.

Sollte jeweils nur ein Datensatz falsch oder unvollständig sein, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer, wird die Adresse kontaktiert und nach Korrektur gefragt. Nach Ergänzung ist der Prozess hier zu Ende. Sollte keine Antwort erfolgen, oder alle Kontaktarten sind nicht korrekt, wird die Adresse archiviert & disqualifiziert.

3.2 Überblick verschaffen

Oben in blau markiert sieht man Beispiele, wie eine Bearbeitung aussehen kann. Es steht bereits bei der „Kontaktart“ – „Interessent-C-disqualifiziert“, dazu wird die Adresse in grau dargestellt, was bedeutet, dass die Adresse bereits archiviert ist. Bei den Warnhinweisen steht „Auf Mietwohnungssuche“. In diesen Beispielen haben wir eine E-Mail bekommen mit der Nachfrage nach Mietwohnungen. Da diese Interessenten nicht zu unserer Zielgruppe gehören, wird folgende E-Mail verfasst:

„Sehr geehrte(r) Herr/ Frau…,
wir bieten als Maklerunternehmen nur Immobilien zum Kauf an und keine Mietobjekte.
Diesbezüglich können Sie sich bei Verwaltungen, wie die WIRO, ZBVV und DSR wenden sowie in den verschiedenen Immobilien Portalen schauen (ImmoScout, Immowelt, Kleinanzeigen etc.).
Auf Ihrer Suche wünsche ich Ihnen viel Erfolg und verbleibe
Mit freundlichen Grüßen
[Name]“

Sollte eine Adresse ein Exposé beantragt haben, jedoch falsche oder unvollständige Daten eingegeben haben, bekommt dieser vom System eine automatische E-Mail mit Bitte um Vervollständigung der Daten. Bei falschen oder unvollständigen daten, werden vom System KEINE Exposés herausgeschickt. Erst sobald die Adresse die Daten vervollständigt oder korrigiert hat, erhält dieser das Exposé.

Bei Anrufen:

Sollte ein Interessent im Büro anrufen und nach einem Exposé fragen, wird wie folgt gehandelt:

Frage nach dem Namen -> im System schauen
Frage, ob der INT bereits ein Exposé beantragt hat
falls es noch nicht angekommen ist: Kontrolle der E-Mail Adresse und ggf. Korrektur
falls Daten vervollständigt werden müssen: mündliche Frage nach den Daten -> werden vom Mitarbeiter eingetragen
falls nein: Bitte es selber in der Homepage zu beantragen, ggf. Anleitung wie man es macht. Sollte es Schwierigkeiten geben, darf der Mitarbeiter das Exposé selber herausschicken, sobald alle Daten vollständig und korrekt sind.
falls Fragen zum Exposé: Schauen, ob er es sich angeschaut hat, Fragen diskret beantworten, ggf. Qualifizierungs-Fragen stellen (Im Gespräch eingebaut)

3.3 Schritt-für-Schritt

Grunddaten durchschauen:
Mit einem Klick auf den entsprechenden Kontakt, öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster werden alle Daten zur Adresse angegeben. In den Stammdaten kann man sehen, welche Grunddaten eingetragen worden sind, wie Name, Adresse, Geburtsdatum etc. und welche nicht.
Aktivitäten:
In den Aktivitäten sieht man den Prozessverlauf im System mit dem der Adresse, wie Telefonate oder E-Mails sowie Exposé Anfragen. In diesem Beispiel wurde eine E-Mail mit einer Mietwohnungssuchen Anfrage geschrieben. Darauf wird höflich, wie oben angegeben geantwortet, danach wird die Adresse archiviert, disqualifiziert und der Haken reingemacht bei „Anfragen nicht automatisch beantworten“.

3. Archivieren& disqualifizieren:

Weiter unten in den Grunddaten kann man im Feld „Verwaltung“ die Adressen archivieren, die Kontaktart ändern (ob disqualifiziert, Lieferant, Notar, neue Adresse etc.). Beim Warnhinweis muss man nicht zwingend etwas rein schreiben, nur wenn es sich um Informationen handelt, welche für die Mitarbeiter vom Vorteil sind beim bearbeiten.

Soll die Adresse archiviert & disqualifiziert werden:

Bei „Verwaltung“ -> „Status“ – „Archiviert“ auswählen -> speichern
Bei „Kontaktart“ -> auf dem Stift gehen -> Fenster öffnet sich (siehe Bild „Multiselect“) -> Interessent-C-disqualifiziert“ anklicken -> ggf. detaillierter in den Unterstufen, z.B. „Exposé-Sammler“ anklicken, wenn das der Fall ist -> speichern
Beim Warnhinweis werden, wie schon erwähnt, wichtige Informationen für die Mitarbeiter niedergeschrieben. Diese warnhinweise werden dann oben orange gekennzeichnet.

In „Verwaltung“ finden wir als letzten Satz „Anfragen nicht automatisch beantworten“ -> hier einen Haken setzen (anklicken) -> somit werden z.B. Exposé-Anfragen nicht vom System, sondern von den Mitarbeitern bearbeitet.

4. Prozess Ende

Nach dem Speichern wurde die Adresse kontrolliert, aussortiert oder durfte bleiben. Diese Schritte gehen wir, um uns während unseres LEB- Arbeitsprozesses sicher sein zu können, dass wir auch nur mit Interessenten in Kontakt treten, die qualifiziert dazu sind, ein Haus kaufen zu können.

Der Prozess nimmt dem Mitarbeiter langfristig gesehen sehr viel Arbeit ab, weshalb es wichtig ist, den Prozess mind. 1x pro Woche durchzuführen, z.B. an einem Freitag.