von Leads zum Termin

Ziel

Dieser Prozess beschreibt die systematische Qualifizierung von Eigentümern, die ihre Immobilie privat inseriert haben, mit dem Ziel, einen Termin für eine persönliche Beratung und Besichtigung der Immobilie zu vereinbaren.

Prozessablauf

Um die von der Geschäftsleitung vorgegebenen Ziele in Ergebnisse umzuwandeln, ist es am Anfang erforderlich, mit ausreichend vielen Eigentümern, die Ihre Immobilie verkaufen wollen und dabei eventuell unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen wollen ins persönliche Gespräch zu kommen. Um diese Eigentümer zu qualifizieren, die ihre Immobilie privat inseriert haben, und mit Ihnen einen persönlichen Termin in Ihrer Immobilie durchführen möchten, ist es wichtig, einen strukturierten Prozess zu etablieren, der von der Identifizierung neuer Angebote bis hin zur Terminvereinbarung mit dem Eigentümer reicht.

Dieser Prozess beginnt mit der Überprüfung von E-Mails, die durch Suchagenten in Immobilienportalen generiert wurden. In diesen E-Mails werden Anzeigen neuer privater Immobilienangebote, entsprechend den von uns vorher festgelegten und von der Geschäftsführung vorgegebenen Suchkriterien mitgeteilt.

1. E-Mail-Prüfung und Lead-Erfassung:

  • Die Maklerassistenz prüft eingehende E-Mails von Suchagenten, die neue private Immobilienangebote enthalten.
  • Relevante Inserate werden in die Lead-Datenbank unter „01 – Neuer Lead“ eingetragen. Dabei werden alle relevanten Details, der Anzeigenlink und eine gespeicherte PDF-Version der Anzeige hinterlegt.

Die relevanten Details der jeweiligen Anzeige, einschließlich des Links und einer gespeicherten PDF-Version der Anzeige, werden in unserer Lead-Datenbank unter „01 – Neuer Lead“ erfasst. Anschließend werden die Privatanzeigen analysiert, um deren Relevanz für die weitere Bearbeitung zu bestimmen; unwichtige Leads werden in den Bereich „02 – wertlos“ verschoben.
Eine gründliche Online-Recherche über den Eigentümer und die Anzeige liefert zusätzliche Informationen, wie die Häufigkeit und Dauer der Inserate, die Preisentwicklung und Details zur Immobilie und zum Eigentümer selbst. Diese Informationen werden im Lead-Datensatz ergänzt.

2. Analyse der Privatanzeigen:

  • Die Maklerassistenz bewertet, ob das Angebot für die Bearbeitung sinnvoll ist.
  • Falls das Angebot nicht relevant ist, wird es unter „02 – Wertlos“ archiviert.

3. Recherche des Eigentümers:

  • Der Makler recherchiert die Anzeige und den Eigentümer im Internet:
    -> Wie oft und wie lange wurde die Immobilie inseriert?
    -> Welche Preisentwicklungen gab es?
    -> Wer ist der Eigentümer?
  • Die gesammelten Informationen werden im Lead-Datensatz hinterlegt

Der nächste Schritt umfasst die telefonische Erstansprache des Eigentümers. Ist dieser nicht erreichbar, erfolgt die Kontaktaufnahme per E-Mail über das Portal. WEITER MIT WIEDERVORLAGE ODER FUNNEL.

4. Telefonische Erstansprache:

  • Der Makler kontaktiert den Eigentümer telefonisch.
  • Falls der Eigentümer nicht erreichbar ist, wird eine E-Mail über das Immobilienportal gesendet.

Während des Gesprächs werden der Bedarf und die Verkaufsabsicht des Eigentümers geklärt, einschließlich Fragen zum Zeithorizont, finanziellen Erwartungen, Verkaufsgrund und bisherigen Erfahrungen. Eine effektive Einwandbehandlung und Nutzenargumentation für einen Makler betonen dabei unsere Kompetenz seit 1997 und die Erfahrung aus über 2.000 Verkäufen. Wir sprechen über unser Netzwerk mit 1.500 Kollegen in Norddeutschland, die Haftpflichtversicherung gegen Beratungsschäden, die er nicht hat und vorhandene Käufer in der Datenbank, die er auch nicht hat, sowie das fehlende Risiko für den Eigentümer, da die Bezahlung erst nach erfolgreichem Abschluss erfolgt und die Möglichkeit, einen höheren Preis als beim Selbstverkauf zu erzielen.

5. Bedarfsklärung und Verkaufsabsicht:

  • Der Makler klärt:
    -> Ist die Person tatsächlich der Eigentümer?
    -> Wie ist der Zeithorizont des Verkaufs?
    -> Welche finanziellen Erwartungen hat der Eigentümer?
    -> Welche Gründe gibt es für den Verkauf?
    -> Welche Verkaufserfahrungen hat der Eigentümer?

6. Einwandbehandlung und Nutzenargumentation:

  • Der Makler kommuniziert die Vorteile einer Zusammenarbeit:
    -> Kompetenz seit 1997
    -> Erfahrung aus über 2.000 erfolgreichen Immobilienverkäufen
    -> Zugang zu einem Netzwerk von 1.500 Maklerkollegen in Norddeutschland
    -> Absicherung durch eine Haftpflichtversicherung gegen Beratungsschäden
    -> Direkter Zugriff auf eine umfangreiche Käuferdatenbank
    -> Kein Risiko, da die Zahlung erst nach erfolgreicher Vermittlung erfolgt
    -> Höhere Verkaufspreise durch professionelle Vermarktung
    -> Höherer Verkaufspreis durch objektive und nicht durch Emotionen belastete Verkaufsverhandlung.

7. Terminvereinbarung:

  • Der Makler schlägt dem Eigentümer konkrete Termine vor: „Passt es heute Nachmittag oder übermorgen Vormittag?

Es werden konkrete Terminoptionen vorgeschlagen, beispielsweise: „Passt es morgen Nachmittag oder übermorgen Vormittag?“. Nach Vereinbarung des Termins wird dieser in onOffice eingetragen und eine Bestätigung per E-Mail oder SMS versendet. Die Unterlagen für das Erstgespräch werden vorbereitet, einschließlich der Anlage des Objekts in der Software DeepImmo sowie der Vorbereitung von Laptop oder iPad für den Termin. Abschließend findet der Termin beim Eigentümer in der Immobilie statt.

8. Terminbestätigung:

  • Nach der Terminvereinbarung sendet der Makler eine Bestätigung per E-Mail oder SMS.

9. Vorbereitung des Erstgesprächs:

  • Das Objekt wird in DeepImmo oder einer vergleichbaren Software angelegt.
    -> Benötigte Unterlagen werden zusammengestellt.
    -> Der Laptop oder das iPad wird für das Erstgespräch vorbereitet.

10. Terminwahrnehmung:

• Der Makler besucht den Eigentümer vor Ort zur persönlichen Beratung.

Verantwortlichkeiten

  • Maklerassistenz:
    -> Prüft E-Mails und erfasst Leads im System.
    -> Archiviert nicht relevante Anzeigen.
  • Makler:
    -> Recherchiert den Eigentümer.
    -> Führt die telefonische Erstansprache durch.
    -> Klärt die Verkaufsabsicht und führt die Einwandbehandlung durch.
    -> Vereinbart und bestätigt Termine.
    -> Bereitet Unterlagen vor und führt das Erstgespräch.

Zeitvorgaben

  • Lead-Erfassung: Innerhalb von 2 Stunden nach Erhalt der E-Mail
  • Erstkontakt mit dem Eigentümer: Spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Lead-Erfassung
  • Nachfassen bei Nichterreichbarkeit: Erneuter Versuch nach 48 Stunden
  • Terminbestätigung: Sofort nach Vereinbarung
  • Vorbereitung der Unterlagen: Mindestens 1 Tag vor dem Termin

Erforderliche Ressourcen

  • CRM-System zur Lead-Erfassung
  • Telefon- und E-Mail-Vorlagen für Erstansprache
  • DeepImmo oder ähnliche Software zur Objektverwaltung
  • Laptop oder iPad für das Erstgespräch
  • Checklisten für die Terminvorbereitung

Kennzahlen zur Prozesssteuerung

  • 8 Erst-Kontakte pro Woche mit Eigentümern
  • Reaktionszeit auf neue Leads: Binnen 24 Stunden
  • Terminquote: Mindestens 30 % der kontaktierten Eigentümer stimmen einem Ersttermin zu
  • 2 Erstgespräche pro Woche mit Eigentümern

Maßnahmen bei Nichterreichung der Kennzahlen

  • Reaktionszeit überschritten: Makler erhält Erinnerung, Eskalation an die Geschäftsleitung nach 48 Stunden
  • Terminquote unter 30 %: Analyse der Gesprächsstrategie, Anpassung der Einwandbehandlung, ggf. Training mit KI-gestützter Simulation
  • Zu wenig Erstkontakte oder Termine: Prüfung der Lead-Qualität, Anpassung der Ansprache, Optimierung des Marketings
INHALT
Nach oben scrollen