Referenzmanagement

1. Ziel

Systematische Präsentation verkaufter Immobilien als Referenzobjekte und professionelle Einholung sowie Auswertung von Kunden-Feedback zur Stärkung von Reputation, Transparenz und kontinuierlicher Verbesserung.

2. Beteiligte Personen/ Rollen

  • Makler/in: Persönliche Feed-Back Ansprache, Auswertung des Feedbacks 
  • Assistenz Maklerin: Initiierung des Prozesses, Pflege der Referenzobjekte, Versand und Auswertung von Feedback 
  • Geschäftsführung: Kontrolle & Auswertung bei kritischem Feedback 

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung

3.1. Start des Prozesses

  • Der Referenzmanagement-Prozess beginnt nach erfolgreichem Abschluss des Notartermins. 

3.2. Verwaltung der Referenz-Immobilien in OnOffice

  1. Status belassen: 
    Immobilie bleibt im aktuellen Status in OnOffice. 
  2. Portaleinstellungen anpassen: 
    – OnOffice öffnen -> jeweilige Immobilie auswählen 
    – Reiter „Vermarktung“ -> aus allen Portalen löschen 
    – Im Bereich „Eigene Internetseite“ den Haken bei „Referenz“ setzen 
    – Objekt auf die Homepage hochladen 
    – Warten, bis das Objekt online sichtbar ist 
    – Objekt anschließend wieder von der Homepage entfernen 
    – Bei den Grunddaten das Objekt archivieren 
  3. Ergebnis: 
    Die Immobilie erscheint als Referenz-Immobilie auf der Homepage und ist für potenzielle Verkäufer sichtbar. 

3.3. Kunden-Feedback einholen und verwalten

  1. Feedback-Anfrage: 
    – 2 Tage nach Notartermin: 
    -> In OnOffice E-Mail an Käufer und Verkäufer verfassen (getrennte Empfänger) 
    -> Über „Vorlagen“ die „Kundenbewertungsmail Neu“ auswählen, Vorschau prüfen, versenden. 
  2. Feedback-Überwachung: 
    – Regelmäßig prüfen, ob eine Bewertung eingegangen ist. 
  3. Feedback-Auswertung und Weiterleitung: 
    – Positive Bewertung: 
    -> Kunden werden gebeten, eine Google-Referenz zu verfassen. 
    – Mittelmäßige bis negative Bewertung: 
    -> Kunden werden auf die Homepage weitergeleitet, um ein detailliertes Feedback-Formular auszufüllen. 
    -> Das Team erhält eine E-Mail mit dem Feedback. 
    – Antwortfrist: 
    -> Spätestens 4 Tage nach Erhalt muss das Feedback beantwortet werden. 
    -> Bei Nichteinhaltung: Gespräch mit der Geschäftsführung. 
    – Schlechtes Feedback: 
    -> Im nächsten team-Meeting auswerten, Ursachen analysieren und Verbesserungen diskutieren. 
  4. Prozessende: 
    – Falls nach 1 Woche keine Bewertung vorliegt, wird der Prozess beendet. 
    – Ansonsten ist der Prozess nach Beantwortung und Auswertung des Feedbacks abgeschlossen. 

4. Hinweise/ Besonderheiten

  • Regelmäßige und strukturierte Feedbackanfragen erhöhen die Anzahl und Qualität der Bewertungen erheblich. 
  • Die Veröffentlichung von Referenz-Immobilien auf der Homepage stärkt das Vertrauen neuer Kunden und dokumentiert die erfolgreiche Arbeit des Maklerbüros. 
  • Kritisches Feedback wird intern genutzt, um Prozesse und Service kontinuierlich zu verbessern. 

5. Verantwortlichkeiten

  • Makler/in: Kommunikation mit Kunden, Beantwortung der Feedback-Bewertungen 
  • Assistenz Makler/in: Steuerung des gesamten Prozesses, Pflege der Referenzobjekte, Versand und Dokumentation 
  • Backoffice: Unterstützung bei Versand und Dokumentation
  • Geschäftsführung: Kontrolle bei kritischem Feedback und Prozessüberwachung

Tipp: Eine automatische Erinnerungsfunktion z.B. über „Aufgaben“ in OnOffice hilft, keine Feedback-Anfragen und keine Fristen zu verpassen. 

INHALT
Nach oben scrollen