Abrechnungsbogen

Der Abrechnungsbogen oder auch Geschäftsabschlussbogen dient als zentrales Dokument zur transparenten Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben nach erfolgreicher Beurkundung eines Immobilienverkaufs. Er ermöglicht eine detaillierte Analyse der wirtschaftlichen Ergebnisse und unterstützt die kontinuierliche Optimierung der Verkaufsprozesse.

1. Ziel

Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben des jeweiligen Objekts
Sichtbarmachung der Marktdifferenz durch Abgleich von Listingpreis und tatsächlichem Kaufpreis
Analyse der Verkaufsleistung anhand folgender Kennzahlen:
-> Vertragsdauer (in Tagen)
-> Wohnfläche (€/m²)
-> Grundfläche (€/m²)
Erfassung und Auswertung der Aktivitäten der Mitarbeitenden (z. B. Besichtigungen, Anfragen, Verhandlungen) mithilfe einer einheitlichen Legende
Erfassung der Portal- und Werbekosten sowie weiterer Ausgaben (z. B. Fotografie, Exposé, Notar)
Gesamtübersicht über die wirtschaftliche Bilanz (Plus/Minus) des Geschäftsabschlusses

2. Struktur des Abrechnungsbogens

2.1 Objektinformationen

„Kaufvertrag vom…“: Dort wird das Beurkundungsdatum genommen, welches man auf dem entsprechenden Kaufvertrag oder im Kalender findet.
Objektart: Eigentumswohnung (ETW), Reihenhaus (RH), Einfamilienhaus (EFM), Mehrfamilienhaus (MFH), Doppelhaushälfte (DHH) etc.
Anschrift des jeweiligen Objektes
entsprechende Objekt-Nr. aus dem System
Wfl. in m²: Entsprechende Wohnfläche in m² eintragen
Gfl. in m²: Entsprechende Grundstücksfläche in m² eintragen
All diese Objektinformationen sind im CRM-System im entsprechenden Objekt unter den Grunddaten und Preise/ Flächen zu finden.

Der Abschlussbogen wird mithilfe eines vorher erstellten Excel Dokuments vervollständigt. In diesem Dokument sind Rechnungen enthalten, das heißt, der zuständige LEB-Mitarbeiter trägt nur die entsprechenden Daten ein, diese werden dann automatisch ausgerechnet, wie die Differenz und der durchschnittliche m²/€. So können Daten flexibel ausgetauscht werden, ohne dass das Dokument verfälscht wird.

2.2 Preisdaten

„notariell beurkundeter Kaufpreis“: (Ver)Kaufspreis
Listingpreis: Von uns angebotener Kaufpreis
Differenz (Listingpreis minus Kaufpreis): Wird durch eine eingefügte Rechnung automatisch berechnet.

2.3 Zeitliche Kennzahlen

Kaufvertrags Datum (oben)
Listingdatum: Entsprechendes Startdatum, wie im Maklervertrag vereinbart.
Daraus wird die Vertragsdauer vom Start – Beurkundung in Tagen berechnet.

2.4 Kostenübersicht

Zur Kostenübersicht wird eine entsprechende Legende aus dem Maklerbuch/ Aktivitäten erstellt.

Im CRM-System ins entsprechende Objekt gehen
In das Maklerbuch rein klicken
Oben rechts steht in blau mit einem Buch „Legende“ -> dort rauf klicken
Die Legende wird geöffnet -> ausdrucken & kontrollieren nach Preisen, Aktivitäten, Doppelungen etc.
Gesamtbetrag der Aktivitäten wird in „Kosten Aktivitäten“ eingetragen.
Gesamtbetrag der Portalkosten wird in „Kosten Portale“ eingetragen.

Auch hier werden die Gesamtkosten automatisch berechnet.

2.5 Einnahmen/ Provision

Die Provision wird automatisch aus dem Kaufpreis und dem entsprechenden Prozentsatz (Provision) berechnet. Bei dieser Rechnung wird unter Netto- und Bruttoprovision unterschieden, indem die Mehrwertsteuern automatisch dazu berechnet werden (19%). Das Ergebnis ist die „Courtage (brutto)“ im Abrechnungsbogen. Dies ist meistens die einzige Einnahme eines Maklers und, weshalb es wichtig ist, die Kosten Ein- und Ausgaben zu kontrollieren, damit keine roten Zahlen entstehen.

3. Analyse & Auswertung

Durch den Abrechnungsbogen kann analysiert werden:

Durchschnittlicher Wfl. m²/€
Durchschnittlicher Gfl. m²/€
Differenz zwischen Listing- und Kaufpreis
Differenz zwischen Ausgaben und Einnahmen

Durch diese wesentlichen Analysepunkte kann man auswerten, wie sich die Wohnflächen- und Grundstücksflächen Preise /m² in € verändern und in welche Richtung (teurer, günstiger, stabil) diese m² Preise gehen. Auch kann man auswerten, wie die Immobilienpreise sich verändern oder stabil bleiben – wird öfter über dem Listingpreis verkauft, kann man davon ausgehen, dass die allgemeinen Immobilienpreise steigen. Werden die Objekte eher für den Listingpreis gekauft, ist der Immobilienpreis stabil. Wird unter dem Listingpreis gekauft werden, sinken die Immobilienpreise. Dementsprechend wird auf die Ausgaben durch die Aktivitäten geachtet – durch diese ist auszuwerten, ob der Verkauf ein Plus-Geschäft, Minus-Geschäft oder ein Plus-Minus-Null-Geschäft ist und welche Maßnahmen daraus gezogen werden müssen.

MERKE! Bei Unstimmigkeiten, Minus- Geschäften und Plus-Minus-Null-Geschäften ist der Geschäftsführer zu informieren.

5. Aufwandsentschädigung

Sollten wir ein Objekt nicht verkaufen im Laufe der Vermarktungszeit, aufgrund von z.B. externen Einflussfaktoren, die den Kauf blockieren (z.B. eine Erbsengemeinschaft), so wird eine Aufwandsentschädigungsrechnung gestellt. In diesem Fall gibt es keine Provision und keine Beurkundung zu dem entsprechenden Objekt.

5.1 Abrechnungsbogen

In diesem Fall sind in allen Feldern, welche mit dem Kaufpreis oder der Provision in Verbindung stehen, keine Daten oder Informationen einzutragen. Es wird lediglich bei Objektart & -Adresse, Verkäufer und ab den Aktivitäts- & Portalkosten die entsprechenden Daten eingetragen. Diese Daten nehmen wir aus der schon oben genutzten Legende, nachdem wir die Aktivitäten Angaben kontrolliert & ggf. angepasst haben.

Somit würde der Aufwandsentschädigungsbogen folgendermaßen aussehen: