Vorbereitung Notartermin

Ziel

Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von der Annahme des Kaufangebots bis zur finalen Vorbereitung des Notartermins für den Immobilienkauf.

Beteiligte Personen/Rollen

  • Makler/in: Verantwortlich für die gesamte Prozessabwicklung
  • Eigentümer/in: Entscheidet über den Zuschlag des Kaufangebots
  • Käufer/in: Reicht Kaufangebot und Bonitätsnachweis ein
  • Notar/in: Setzt den Kaufvertragsentwurf auf 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eingang und Prüfung der Kaufangebote

  1. Kaufangebote gehen per E-Mail ein. 
  2. Kaufangebote mit Bonitätsaussagen vergleichen:
    -> Stimmen Angebot und Bonität überein?
    -> Bei Unstimmigkeiten (z.B. Angebot über Bonitätsrahmen hinaus): Klärung mit Interessenten, ggf. Eigenkapitalnachweis oder Geldwäscheverdacht nach GWG melden. 
  3. Kaufangebot im Laufwerk (O:) ablegen: 
    Objekte -> Aktuelle Objekte -> [Objekt] -> Interessenten -> „Kaufangebot [Name, Vorname]“
  4. Kaufangebote ausdrucken und in die jeweiligen Objektmappen abheften. 

Kommunikation mit Eigentümern

  1. Kaufangebot per E-Mail oder Post an Eigentümer senden (je nach Präferenz/Eignung). 
  2. Telefonische Besprechung mit Eigentümer über die Interessenten (keine persönlichen Präferenzen äußern, nur Empfehlungen).
  3. Eigentümer entscheidet, wer das Objekt enthält. 

Vorbereitung der Notarinformationen

  1. „Info an den Notar“-Dokument mit allen Verkaufsdaten ausfüllen (Anleitung:[]) 
  2. Dokumente zusammen mit Anschreiben an Eigentümer per Post oder per E-Mail versenden. 
  3. Eigentümer gibt oder schickt das ausgefüllte Dokument zurück.
  4. Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Weiterleitung an den Notar

  1. „Info an den Notar“ per E-Mail an den Notar schicken (Hinweis: „Wir wurden vom Verkäufer beauftragt…“)
  2. Ggf. folgende Unterlagen beifügen: 
  • Grundschuldunterlagen (Falls erforderlich)
  • Bei ETW: Teilungserklärung
  • Bei Erbbaupacht: Erbbaurechtsverträge
  • Vollmachten (falls benötigt)
  • Personlausweis von Käufer und Verkäufer (immer!) 
  • sonstige relevante Unterlagen (z.B. Meldebescheinigung beim Reisepass) 

Prüfung und Versand des Kaufvertragsentwurfs

  1. Makler erhält den Kaufvertragsentwurf (Word-Datei) vom Notar. 
  2. Entwurf prüfen, ggf. Änderungen vornehmen oder Änderungswünsche der Parteien an den Notar weiterleiten. 
  3. Nach Bestätigung des Entwurfs: E-Mail-Adressen von Käufer und Verkäufer an den Notar übermitteln. 
  4. Notar sendet die Vertragsentwürfe an Käufer und Verkäufer (Lesefrist: 2-3 Tage). 

 

Klärung offener Fragen & Terminfindung

  1. Käufer und Verkäufer prüfen den Kaufvertragsentwurf.
  2. Bei Fragen oder Änderungswünschen: Termin oder Telefonat zur Klärung vereinbaren. 
  3. Kunden teilen dem Makler ihre Terminwünsche mit. 
  4. Makler schlägt dem Notar 2-3 Terminvorschläge oder einen Zeitraum vor. 
  5. Notar macht terminvorschläge, die mit den Parteien abgestimmt werden. 
  6. Vereinbarten Notartermin im Kalender eintragen. 

Finanzierung sicherstellen 

  • Käufer müssen die Finanzierung vorbereiten, da die Grundschuldbestellung direkt nach der Beurkundung beim Notar erfolgt. 

Hinweise/Besonderheiten

  • Bei Bargeldangeboten oder Unstimmigkeiten der Bonität ist das Geldwäschegesetz (GWG) zu beachten und ggf. eine Meldung zu machen. 
  • Bei Eigentumswohnungen, Erbbaurecht oder Grundschuld sind die entsprechenden Zusatzunterlagen beizufügen. 
  • Die Kommunikation mit dem Eigentümer sollte stets neutral und professionell erfolgen. 

Verantwortlichkeiten

  • Makler/in: Gesamtverantwortung für die Prozessdurchführung und Kommunikation mit allen Parteien. 
  • Makler Assistenz: Verantwortung für die Anfertigung des „Info an den Notar“-Dokuments und Weiterleitung an zuständigen Makler.
  • Eigentümer/in: Entscheidung über den Zuschlag und Rückgabe der Notarinformationen.
  • Notar/in: Erstellung und Versand des Kaufvertragsentwurfs.  
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