Objektaufbereitung

Ziel

Die Objektaufbereitung dient dem Zweck, die Unterlagen der jeweiligen Immobilien auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen und professionell aufzubereiten, um den potenziellen Käufern eine spätere reibungslose Abwicklung in der Finanzierung zu ermöglichen und damit in der Abschlussphase des Verkaufes den Verkaufsprozess zu optimieren. Durch eine sorgfältige Aufbereitung der Objektdaten und -unterlagen schaffen wir eine transparente Informationsbasis, die es Käufern und finanzierenden Dritten ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wichtige Aspekte der Objektaufbereitung:
  1. Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen und Dokumente müssen bereitgestellt werden, um eventuelle Fragen im Vorfeld zu klären und Verkaufshindernisse zu beseitigen. 
  2. Qualität: Die Unterlagen zur Immobilie sollten sowohl vollständig, korrekt, visuell ansprechend als auch informativ sein, um das Interesse der Käufer zu festigen.
  3. Vertrauensbildung: Eine professionelle Objektaufbereitung fördert das Vertrauen der Käufer in unsere Expertise und die Qualität des Angebots.
  4. Effizienz: Durch die klare Strukturierung der Informationen wird der Verkaufsprozess beschleunigt, da potenzielle Käufer schnell die benötigten Informationen finden können.

Insgesamt zielt die Objektaufbereitung darauf ab, den Wert der Immobilie optimal zu kommunizieren und eine positive Kaufentscheidung zu fördern.

Vollständigkeit der Objektunterlagen

Zum Zeitpunkt des Vermarktungsstarts („Kick-off“) ist die lückenlose Bereitstellung sämtlicher relevanter Objektunterlagen von höchster Priorität. Diese müssen sowohl in ihrem Umfang als auch in ihrer Qualität den höchsten Standards entsprechen.

Unser Ziel ist es, potentiellen Käufern eine fundierte Grundlage zu bieten, die es ihnen ermöglicht, ohne weitere Rückfragen bei Kreditinstituten eine Finanzierung für den Immobilienerwerb zu beantragen. Dies gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Verkaufsprozess und unterstreicht unsere Professionalität als Immobilienmakler. Zu den essentiellen Unterlagen gehören unter anderem:

  • Detaillierte Objektbeschreibung
  • Aktuelle Fotos und Grundrisse
  • Energieausweis
  • Baubeschreibung (bei Neubauten)
  • Lageplan und Infrastrukturinformationen
  • Relevante behördliche Dokumente

Die Bereitstellung dieser umfassenden Dokumentation von Beginn an fördert das Vertrauen potentieller Käufer und beschleunigt den gesamten Verkaufsprozess. 

Dokumentenmanagement beim Immobilienverkauf

Initiieren des Immobilienverkaufs

Bei Unterzeichnung des Maklervertrages erhält der Eigentümer eine objektspezifische Checkliste „Mindestunterlagen für den Verkauf von Immobilien“. Diese Liste ist auf den jeweiligen Immobilientyp (Haus, Wohnung, Grundstück) zugeschnitten.

Übergabe und Nachverfolgung der Unterlagen
  • Der Eigentümer übergibt bereits vorliegende Dokumente direkt bei Vertragsunterzeichnung.
  • Fehlende Unterlagen sind innerhalb einer Woche an unser Büro zu übermitteln.
  • Bei Nichteinhaltung der Frist erfolgt nach 5 Werktagen eine freundliche Erinnerung.
Prüfung und Vervollständigung der Unterlagen 

Unser Team führt eine sorgfältige Prüfung der eingereichten Unterlagen durch. Hierbei nutzen wir:

  1. Die Checkliste für den aktuellen Aktenstand
  2. Den Objektbogen – AKTUELL

Basierend auf dieser Analyse ermitteln wir:

  • Welche Dokumente noch vom Eigentümer nachzureichen sind
  • Welche Unterlagen durch unser Maklerbüro zu beschaffen sind

Dieses strukturierte Vorgehen gewährleistet eine vollständige und effiziente Zusammenstellung aller für den Verkaufsprozess relevanten Dokumente.

Anforderung von Unterlagen

Die Unterlagen sollten spätestens 10 Arbeitstage nach Beantragung eingegangen sein, wenn nicht, nachfragen.

Bearbeitung von Objektunterlagen

Objektmappe
  • Alle erhaltenen Unterlagen werden gescannt und im Laufwerk (O:) / Ordner: „Aktuelle Objekte“ beim Objekt abgelegt
  • Anschließend werden diese Unterlagen in onOffice / Immobilien / beim jeweiligen Objekt im Bereich der internen Dateien abgespeichert
  • Originalunterlagen werden kopiert und unverzüglich, mit Nachweis (…Hinweis: Vorlage erstellen, link), an den Eigentümer zurückgegeben
  • Alle Unterlagen werden in die Objektmappe (Hängeregistermappe) einsortiert
  • Die aus den Unterlagen erhältlichen Daten/Informationen sind in onOffice in den einzelnen Rubriken (Grunddaten, Preise/Flächen usw.) einzutragen.
  • Der Lage- und Umgebungslink von DeepImmo wird ebenso in OnOffice eingetragen. Hierzu der Prozess: DeepImmo Umgebungsinformationen erstellen

Lage-und Umgebungsinformationen

1. Lage- und Umgebungslink in DeepImmo generieren 

  • DeepImmo öffnen; das Objekt wurde bereits durch einen AGW-Mitarbeiter angelegt.
  • Auf „Teilen“ klicken.
  • „Adresse anonymisieren“ auswählen.
  • Zum Link-Button navigieren und den generierten Link kopieren.
  • Link lokal sichern.
  • Ausführliche Anleitung: DeepImmo Umgebungsinformationen erstellen

2. Link in OnOffice bei den Grunddaten hinterlegen 

  • In OnOffice das jeweilige Objekt öffnen.
  • Zum Reiter „Grunddaten“ scrollen.
  • Weiter unten im Bereich „Verwaltung“ in die Spalte „Lage- und Umgebungsinformationen“ den kopierten DeepImmo-Link einfügen.
  • Speichern.

3. Link als Datei in OnOffice anlegen 

  • Zum Reiter „Dateien“ wechseln.
  • Auf das „+“ klicken, um eine neue Datei hinzuzufügen.
  • Bei „Datei-Art“ den Typ „Link“ auswählen.
  • Bei „Dokumentenmerkmal“ entweder „keine Angaben“ oder „Lage-Exposé“ wählen, je nachdem, was verfügbar ist.
  • Die Datei „Umgebungsinformation“ nennen.
  • Den DeepImmo-Link einfügen und speichern.

Der Lage- und Umgebungslink ist jetzt sowohl in den Grunddaten als auch als Datei im Objekt hinterlegt. Interessenten können so direkt über die Website oder das Exposé auf die interaktiven Umgebungsinformationen zugreifen und sich ein umfassendes Bild von der Infrastruktur und Lage der Immobilie verschaffen.

Erstellung und Verwaltung von Objektunterlagen

Für jedes neue Immobilienobjekt sind folgende Unterlagen zu erstellen:

  1. onOffice-Exposé (die Anleitung dazu finden Sie hier: Exposé erstellen
  2. 360-Grad-Rundgang (immoviewer) inklusive Grundrissen und Dollhouse-Ansicht (die Anleitung dazu finden Sie hier: Immoviewer Onlinebesichtigung
  3. Vivenda-Exposé (die Anleitung dazu finden Sie hier: Vivenda-Exposé erstellen
  4. Schaufensteraushang (die Anleitung dazu finden Sie hier: Schaufenster Exposé erstellen)

Voraussetzung für die Erstellung dieser Unterlagen ist die Durchführung des umfassenden Objekt Fotoshootings.

Fotoverwaltung und Tourenerstellung

Nach Erhalt der Objektfotos sind folgende Schritte durchzuführen:

  1. Ablage und Beschriftung der Fotos im Objektordner auf Laufwerk (O:)
  2. Hochladen der Fotos in onOffice (Dateien)
  3. Separate Ablage und Beschriftung der immoviewer-Fotos auf Laufwerk (O:)
  4. Erstellung einer neuen Tour durch LEB-Mitarbeiter mittels Hochladen der Fotos bei immoviewer
  5. Kontrolle der fertigen Tour durch AGW-Mitarbeiter
  6. Bestellung von Grundriss(en) und Dollhouse-Ansicht
  7. Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur der erhaltenen Grundrisse durch AGW-Mitarbeiter
  8. Freigabebestätigung durch LEB-Mitarbeiter nach Rücksprache mit AGW
  9. Speicherung des finalen Grundrisses im Objekt-Laufwerk (O:)  und Hochladen bei onOffice (Dateien)

Vor Veröffentlichung des Exposés

  • Sobald das Exposé fertiggestellt, aber noch nicht veröffentlicht/hochgeladen ist, wird eine E-Mail an die zuständige Gemeinde oder den jeweiligen Bürgermeister verfasst.
  • Die E-Mail enthält:
    • Das Exposé als Anhang
    • Die Kontaktdaten und Informationen zu den Eigentümern
    • Den Hinweis, dass ggf. ein gemeindliches Vorkaufsrecht bestehen könnte. Eine standardisierte Formulierung für die Mail wird bereitgestellt.
  • Ziel: Die Gemeinde/Bürgermeister erhalten frühzeitig die Gelegenheit, ihr Vorkaufsrecht zu prüfen.
  • Hintergrund: Erfahrungsgemäß werden Kaufinteressierte oft verunsichert, wenn das Vorkaufsrecht erst kurz vor dem Notartermin abgefragt wird und keine endgültige Aussage getroffen werden kann. Mit diesem Vorgehen werden Unsicherheiten und Verzögerungen vermieden, da die Abfrage bereits vor Veröffentlichung erfolgt.
  • Hinweis: Die Rückmeldung erfolgt i. d. R. nicht an uns. Sollte die Gemeinde das Vorkaufsrecht geltend machen wollen, wird sie sich direkt mit den Eigentümern in Verbindung setzen.

Exposé-Erstellung und Freigabe

  1. Vollständiges Ausfüllen aller für die Exposé-Erstellung notwendigen Felder in onOffice
  2. Prüfung des Exposés durch AGW-Mitarbeiter und Geschäftsführung
  3. Übersendung des Exposés zur Freigabe an den Verkäufer durch AGW-Mitarbeiter

Bitte beachte hierzu die Anleitung: Exposé erstellen

Nach Freigabe des Exposés durch den Eigentümer können durch den Mitarbeiter LEB der Schaufensterhaushang (Objektmarketing ) und das  Vivenda-Exposé erstellt werden.

Banken-Exposé erstellen

Ziel 

Das Banken-Exposé (BE) dient dazu, der finanzierenden Bank und dem Käufer alle relevanten Objektunterlagen gebündelt zur Verfügung zu stellen. So kann die Bank die Immobilie schnell bewerten und der Käufer erhält eine reibungslose Finanzierung ohne Verzögerungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Unterlagen zusammenstellen

  • Sammle alle für die Finanzierung benötigten Objektunterlagen gemäß der aktuellen Checkliste CL Banken-Exposé.
  • Typische Unterlagen sind z.B.:
  • Exposé/Faktenblatt der Immobilie
  • Fotos des Objekts und des Grundstücks
  • Grundbuchauszug (max. 6 Monate alt)
  • Flurkarte und Lageplan
  • Grundrisse, Wohnflächenberechnung
  • Gebäudeversicherung
  • Energieausweis
  • Mietverträge (bei vermieteten Objekten)
  • Teilungserklärung, WEG-Unterlagen (bei Eigentumswohnungen)
  • Kaufvertragsentwurf

2. Unterlagen kennzeichnen 

  • Alle verwendeten Dateien für das Banken-Exposé werden im Dateinamen vorne mit „BE“ versehen (z.B. „BE_Grundbuchauszug.pdf“).
  • So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Unterlagen im BE enthalten sind. 

3. PDF erstellen 

  • Öffne das Tool PDF24.
  • Wähle „PDF zusammenfügen“.
  • Füge alle BE-Unterlagen in der richtigen Reihenfolge hinzu (siehe Checkliste).
  • Lade die fertige PDF herunter.

4. Ablage 

  • Speichere die fertige BE-PDF im Laufwerk unter dem jeweiligen Objekt im Ordner „Exposees“.
  • Lade die PDF zusätzlich in OnOffice unter „interne Dateien“ hoch.

5. Übersicht behalten 

  • Durch die „BE“-Kennzeichnung der verwendeten Unterlagen ist jederzeit ersichtlich, was im Banken-Exposé enthalten ist.
  • So können bei Nachfragen des Käufers oder der Bank gezielt fehlende Unterlagen nachgereicht werden.

Ergebnis:
Das Banken-Exposé ist vollständig, übersichtlich und bereit für den Versand an Bank und Käufer – für einen reibungslosen und schnellen Finanzierungsprozess.

Finalisierung der Objektunterlagen - Kick off

Nach Freigabe des Exposés durch den Eigentümer:

  1. Erstellung des Schaufensteraushangs (Schaufenster Exposé erstellen) durch LEB-Mitarbeiter
  2. Erstellung des Vivenda-Exposés durch LEB-Mitarbeiter
  3. Abschließende Prüfung der Objektunterlagen auf Vollständigkeit durch LEB-Mitarbeiter
  4. Vorlage der fertigen Objektmappe zum Kick-off-Meeting mit Geschäftsführung und Team

Diese strukturierte Vorgehensweise gewährleistet eine effiziente und qualitativ hochwertige Erstellung aller notwendigen Unterlagen für die professionelle Vermarktung von Immobilienobjekten.

Hier geht es weiter mit der Objektpromotion

Viel Erfolg!

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